Weryfikacja przestrzegania przepisów dotyczących inspektora ochrony danych

Od początku stosowania przepisów RODO Urząd Ochrony Danych Osobowych, zarówno w ramach prowadzonych postępowań, jak w reakcji na zgłaszane mu przypadki nieprzestrzegania przepisów dotyczących inspektorów ochrony danych podejmował działania wynikające z jego uprawnień, określone w art. 58 RODO. Dotychczasowe doświadczenia organu nadzorczego w tym zakresie posłużyły do sformułowania listy zagadnień, do których - wraz z przedstawieniem odpowiednich dowodów - będą musieli odnieść się wezwani administratorzy i podmioty przetwarzające.

Od chwili rozpoczęcia stosowania RODOpodczas czynności kontrolnych w podstawowym zakresie sprawdzane były kwestie przestrzegania przepisów dotyczących prawidłowego wyznaczenia i funkcjonowania inspektora. Sprawdzeniu podlegały m.in. kwestie związane z obowiązkiem wyznaczenia inspektora, zgłoszenia organowi nadzorczemu wyznaczenia lub odwołania inspektora, opublikowania imienia i nazwiska inspektora na stronie internetowej administratora, usytuowania inspektora w strukturze organizacji, włączania go w sprawy ochrony danych osobowych, a także ewentualnego występowania konfliktu interesów.

W większości sytuacji weryfikacja ta wypadała pozytywnie i nie dawała podstaw do zastosowania uprawnień naprawczych. Jedynie w kilku przypadkach UODO w toku czynności kontrolnych stwierdził nieprawidłowości w zakresie występowania konfliktu interesów np. pełnienia funkcji IOD przez sekretarza gminy, czy też niekonsultowania z inspektorem podejmowanych operacji przetwarzania danych osobowych.

Kilka przypadków naruszenia przepisów związanych z pełnieniem funkcji inspektora wymagało podjęcia przez organ nadzorczy działań naprawczych określonych w art. 58 ust. 2 RODO, w tym wydania nakazu wyznaczenia inspektora ochrony danych w spółdzielni mieszkaniowej a także nałożenia administracyjnej kary pieniężnej w związku z wypełnianiem przez inspektora swoich zadań bez należytego uwzględnienia ryzyka związanego z operacjami przetwarzania oraz nieangażowania inspektora w prowadzone procesy przetwarzania.

Jeśli chodzi o nieprawidłowości zgłaszane przez inspektorów ochrony danych (a także czasem przez inne podmioty) to dotychczas nie było wiele takich sygnałów i dotyczyły one przede wszystkim:

• nieopublikowania na stronie internetowej administratora imienia i nazwiska inspektora
• nieaktualizowania danych inspektora na stronie internetowej administratora
• przyjęcia procedur obciążających inspektora obowiązkami powodującymi konflikt interesów
• zapisania w regulaminie organizacyjnym, że IOD może być odwołany w każdym czasie
• przyczyn odwołania inspektora
• nieprawidłowego usytuowania IOD w strukturze organizacyjnej administratora -– IOD nie podlegał bezpośrednio najwyższemu kierownictwu
• niezapewnienia inspektorowi wystarczającej ilości czasu oraz innych zasobów niezbędnych do wykonywania jego zadań
• niezapewnienia inspektorowi wsparcia finansowego, infrastrukturalnego oraz możliwości aktualizowania wiedzy
• pomijania inspektora w sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych (w tym takich, w których administratorzy prosili o opinię UODO nie zwracając się wcześniej o opinię do inspektora)

W każdej zgłaszanej przez inspektorów sytuacji UODO na podstawie art. 58 ust. 1 lit. a i e RODO wzywał administratorów do złożenia wyjaśnień dotyczących przyjętych przez nich rozwiązań w zakresie konkretnego obowiązku wynikającego z przepisów o ochronie danych osobowych wraz z przedstawieniem szczegółowych i popartych dowodami informacji na temat regulacji i praktyk przyjętych w celu prawidłowej realizacji tego obowiązku. We wszystkich tych przypadkach administratorzy wskazali, że podjęli działania w celu dostosowania swojej działalności do przepisów dotyczących inspektorów ochrony danych, przedstawiając zmienione, szczegółowe rozwiązania organizacyjne służące temu celowi. Jedynie w jednej sprawie została wydana decyzja, w której organ nadzorczy udzielił upomnienia stwierdzając naruszenie przez administratora przepisu art. 38 ust. 6 RODO.

Sygnały przekazywane w tym zakresie przez inspektorów - mimo że nieliczne - były bardzo cenne dla organu nadzorczego, który zawsze dużą wagę przywiązywał do wspierania niezależności i prawidłowego wykonywania funkcji inspektora, a także egzekwowania obowiązków administratorów w tym zakresie. Jednocześnie – wraz z pytaniami i wątpliwościami związanych ze statusem i zadaniami IOD, jakie od kilku lat inspektorzy (a wcześniej administratorzy bezpieczeństwa informacji) przedstawiali  UODO, stały się one bazą do wypracowania szczegółowego zestawu pytań. Organ nadzorczy- korzystając ze swoich uprawnień - będzie kierował je do administratorów i podmiotów przetwarzających, zarówno z sektora publicznego, jak i prywatnego:

1. Czy u administratora został wyznaczony inspektor ochrony danych (IOD)?
2. Czy na administratorze ciąży obowiązek wyznaczenia IOD (jeżeli tak, to na jakiej podstawie prawnej), czy też IOD został wyznaczony mimo braku takiego obowiązku?
3. Czy administrator opublikował imię i nazwisko oraz kontakt do IOD na swojej stronie internetowej lub - jeżeli nie prowadzi swojej strony internetowej, w sposób ogólnie dostępny w miejscu prowadzenia swojej działalności?
4. Czy ww. informacje znajdują się w ogólnie dostępnym miejscu (proszę wskazać to miejsce, w przypadku strony internetowej proszę wskazać jej adres oraz link do tej informacji) ?
5. Czy Inspektor Ochrony Danych jest pracownikiem administratora, a jeśli nie, to na jakiej podstawie prawnej wykonuje swoje obowiązki?
6. Czy IOD został powołany na wyłączność u administratora, czy wykonuje swoje obowiązki również u innych administratorów?
7. Na podstawie jakich kwalifikacji administrator wyznaczył IOD (np. wykształcenie, doświadczenie, wiedza)?
8. Jakie niezbędne zasoby, o których mowa w art. 38 ust. 2 rozporządzenia 2016/679 administrator zapewnia IOD?
9. W jaki sposób administrator zapewnia zasoby na utrzymanie wiedzy fachowej IOD?
10. Jakie stanowisko zajmuje IOD i komu podlega w strukturze organizacyjnej administratora?
11. Czy administrator powołał zastępcę IOD, jeżeli tak, to kiedy?
12. Czy u administratora funkcjonuje zespół IOD lub inna forma stałego wsparcia IOD w zakresie wykonywania jego zadań?
13. W jaki sposób administrator zapewnia by IOD był właściwie i niezwłocznie włączany we wszystkie sprawy dotyczące ochrony danych osobowych (np. czy zostały opracowane zasady dotyczące tego, jakie sprawy mają być konsultowane z IOD, kto i w jakich sytuacjach powinien zgłaszać się w celu uzyskania konsultacji IOD, czy i na jakich zasadach IOD bierze udział w naradach kierownictwa)
14. W jaki sposób administrator zapewnia IOD dostęp do danych osobowych i operacji przetwarzania?
15. Czy administrator przyjął jakiekolwiek regulacje wewnętrzne dotyczące funkcjonowania IOD (w szczególności w celu zapewnienia poszanowania gwarancji jego niezależności oraz jego uprawnień w zakresie dostępu do danych osobowych i operacji przetwarzania, włączania we wszystkie sprawy dotyczące ochrony danych osobowych, unikania konfliktu interesów), a jeżeli tak, to w jakim akcie wewnętrznym zostały one przewidziane?
16. W jaki sposób administrator zapewnia, aby IOD nie były wydawane instrukcje co do wykonywania zdań przez IOD?
17. W jaki sposób administrator zapewnia, aby IOD nie były karany i odwoływany za wykonywanie swoich zadań?
18. W jaki sposób ADO postępuje w przypadku, gdy nie uwzględnia wskazówek lub rekomendacji IOD, np. czy dokumentuje powody niezastosowania tych wskazówek?
19. W jaki sposób osoby, których dane dotyczą, mogą kontaktować się z inspektorem ochrony danych zgodnie z art. 38 ust. 4 rozporządzenia 2016/679 ?
20. Czy inspektor ochrony danych wykonuje również inne obowiązki lub sprawuje inną funkcję poza obowiązkami związanymi z ochroną danych osobowych, jeżeli tak to:
• jakie oraz w jakim wymiarze czasu pełni funkcję IOD, a w jakim inne zadania,
• w jaki sposób administrator ocenił, że w przypadku każdego z tych zadań nie występuje konflikt interesów, o którym mowa w art. 38 ust 6 rozporządzenia   2016/679 ?
• Czy w zakresie wykonywania innych zadań IOD podlega innym osobom niż najwyższe kierownictwo administratora?
21. Czy administrator opracował politykę zarządzania konfliktem interesów lub wprowadził inny mechanizm zapewniający niewystępowanie konfliktu interesów?
22. Czy IOD wykonuje swoje zadania jedynie w siedzibie administratora, a jeżeli nie, to w jakim miejscu i w jaki sposób zapewniona jest stała dostępność IOD dla kierownictwa i pracowników administratora?
23. Czy IOD opracował (systematycznie opracowuje) plan swojej pracy np. w zakresie szkoleń, audytów?
24. Czy taki plan był prezentowany administratorowi w celu umożliwienia dokonania oceny, czy IOD dysponuje wystarczającymi zasobami i uprawnieniami w obszarach, które IOD obejmuje swoimi zadaniami?
25. Jak często i w jaki sposób IOD przekazuje administratorowi wyniki przeprowadzonych audytów?
26. Czy administrator występował do IOD o udzielenie zaleceń co do oceny skutków dla ochrony danych, a jeśli tak, to w jakich sytuacjach?
27. Czy administrator kontroluje pracę inspektora, jeżeli tak, to w jaki sposób?