Seminarium „Ochrona zdrowia w zatrudnieniu a RODO” – relacja

15 listopada 2024 r. odbyło się seminarium „Ochrona zdrowia w zatrudnieniu a RODO” zorganizowane przez Urząd Ochrony Danych Osobowych, Społeczny Zespół Ekspertów przy Prezesie UODO oraz Konfederację Lewiatan.

Jak podkreślił na wstępie Mirosław Wróblewski, prezes UODO, wnioski zebrane podczas seminarium poświęconego przetwarzaniu danych osobowych w zatrudnieniu pozwolą specjalistom organu nadzorczego lepiej zrozumieć zjawiska prawne i społeczne związane z tytułowym zagadnieniem. Jest to o tyle istotne, gdyż podczas konsultacji społecznych dotyczących rewizji poradnika dla pracodawców  bardzo wiele zapytań dotyczyło zagadnień objętych programem seminarium.

Inne schorzenia, inne wyzwania prawne

W panelu o przetwarzaniu danych osobowych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej zaakcentowano, że schorzenia, z jakimi jeszcze kilkadziesiąt lat temu zgłaszali się pracownicy, dotyczyły głównie chorób zakaźnych. Obecnie wśród chorób związanych z pracą dominują te związane z układem krążenia, nowotwory i zaburzenia zdrowia psychicznego. Znaczący odsetek chorób zawodowych to wciąż efekt pandemii, tzw. long Covidu. To pokazuje konieczność transformacji opieki zdrowotnej nad pracownikami, uczynienie jej bardziej adekwatną do aktualnych potrzeb społecznych.

Jako problematyczne wskazane zostały kwestie:

• trybu w jakim miałoby się odbywać wcześniejsze skierowanie na badania okresowe w związku z pogorszeniem stanu zdrowia pracownika;
• wymiany informacji pomiędzy pracodawcą a lekarzem medycyny pracy w szerszym zakresie niż wynikający wprost z treści wzoru skierowania czy orzeczenia;
• zakresu badań medycyny pracy.

Obecnie lekarz medycyny pracy przeprowadzając badanie nie ma dostępu do żadnych wyników badań, poza tymi, które z własnej inicjatywy może przedłożyć osoba badana, ale nie ma w tym zakresie żadnej jednolitej praktyki. Zakres badań dodatkowych, które lekarz może zlecić jest dość ograniczony i nie zawsze jest dostosowywany do potrzeb osób pracujących.

Zauważono, że pracodawcy coraz częściej chcą być aktywni w obszarze zdrowia psychicznego pracowników, jednak obecnie obowiązujące przepisy prawne nie dają im ku temu wyraźnej podstawy. Nawet wówczas, gdy są gotowi przeznaczyć środki finansowe na wsparcie psychologiczne dla pracowników czynią to w mniejszym zakresie i z obawą, czy nie spotkają się z zarzutem naruszenia RODO i przetwarzania danych szczególnej kategorii.

W obowiązującym wzorze skierowania na badania profilaktyczne pracodawca opisuje jedynie warunki pracy, przekazując informacje o występowaniu na stanowisku lub stanowiskach  pracy  czynników niebezpiecznych, szkodliwych dla zdrowia lub czynników uciążliwych i innych wynikających ze sposobu wykonywania pracy, z podaniem wielkości narażenia oraz aktualnych wyników badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia, wykonanych  na  tym  stanowisku/stanowiskach. Wzór nie przewiduje przekazywania przez pracodawcę innych informacji. Podczas dyskusji rozważane było w związku z tym czy pracodawca może umieścić na skierowaniu dodatkowo informacje, które mogą być istotne z punktu widzenia orzekania o zdolności do pracy, co byłoby szczególnie uzasadnione wówczas gdy kieruje pracownika na badania okresowe wcześniej niż to wynika z daty ważności orzeczenia lekarskiego.

Eksperci wskazali na problem przekazywania przez pracodawcę informacji o zaobserwowanych zmianach w zachowaniu pracownika, które mogłyby uzasadniać poszerzenie diagnostyki, gdyby lekarz medycyny pracy dysponował takimi informacjami. Osoby kierowane na wcześniejsze badania w obawie przed utratą zdolności do pracy nie są bowiem zainteresowane udzielaniem lekarzowi takich informacji. Praktyka lekarzy medycyny pracy pokazuje, iż pacjenci częściej zatajają  informacje o swoim stanie zdrowia niż wykazują się jakąkolwiek inicjatywą.

Eksperci byli zgodni, że zmiana we wzorze skierowania pozwoliłaby na ujednolicenie praktyki i uniknięcie tzw. nieformalnego obiegu informacji o pracowniku, np. przekazywanego telefonicznie czy też posługiwania się „wewnętrznym szyfrem” uzgodnionym pomiędzy pracodawcą a jednostką medycyny pracy, z którą ma podpisaną umowę.

Zdaniem uczestników dyskusji warto również rozważyć nadanie lekarzom szerszych uprawnień w pozyskiwaniu informacji z systemów, takich jak platforma P1, za pośrednictwem której wystawia się m.in. skierowania, zwolnienia i recepty. 

Brakuje systemowych rozwiązań, wskazujących na to, że badania wykonywane w ramach przepisów kodeksu pracy powinny również służyć profilaktyce i kompleksowej ocenie stanu zdrowia, a nie wyłącznie na obserwacji tych narządów i układów, które są krytyczne dla występujących w pracy zagrożeń.

Należy ujednolicić standardy w medycynie pracy, uporządkować kwestię ochrony danych, tak, by chronić wrażliwe informacje, ale jednocześnie nie utrudniać stawiania zgodnych ze stanem faktycznym diagnoz.

Jak przeprowadzać testy psychologiczne dla pracowników w zgodzie z RODO

Co raz więcej pracodawców posiłkuje się badaniami psychologicznymi pracowników. Tymczasem interpretacje prawne co do zgodności przeprowadzania takich badań z RODO są bardzo rozbieżne. Na ile można powiedzieć, iż mamy tu do czynienia z danymi dotyczącymi zdrowia? Czy są to dane zwykłe? Czy poza przypadkami, w których prawo wyraźnie zezwala na takie testy, są one dopuszczalne? Czy i kiedy istnieje możliwość zastosowania przesłanki uzasadnionego interesu pracodawcy? – na te pytania paneliści szukali odpowiedzi podczas piątkowego seminarium.

Pracodawcy sięgają do testów psychologicznych, m.in. w przypadku zawodów i stanowisk narażonych na duży stres w celu identyfikacji zagrożeń psychospołecznych w miejscu pracy. Zawsze należy je jednak stosować zgodnie ze standardami etycznymi, w sposób odpowiedzialny i rozważny. Dobre narzędzia testowania muszą cechować się trafnością i rzetelnością.

Oceniając zagadnienie z perspektywy pro pracowniczej należy stwierdzić, że testy przydatności zawodowej powinny być wystandaryzowane. Przetwarzane w tym procesie dane stanowią dane wrażliwe, dlatego pracownicy poprzez szkolenia muszą być uświadamiani, z jakimi konsekwencjami wiąże się ich przetwarzanie oraz że stosowanie testów przydatności zawodowej w czasie trwania zatrudnienia jest stygmatyzujące.

Wskazano na problem postrzegania badań psychologicznych pracowników wyłącznie przez pryzmat ochrony danych osobowych. Do niedawna brakowało ich osadzenia w prawnej regulacji – ustawy o zawodzie psychologa. Nie uregulowano także okresu przechowywania testów psychologicznych.

Tymczasem powinno istnieć silne otoczenie prawne dla badań psychologicznych. Należy przemyśleć przepisy prawne dotyczące kierowania na badania psychologiczne. Zgoda pracownika nie jest tu odpowiednim instrumentem, który mógłby stanowić podstawę prawną do przeprowadzania testów psychologicznych, gdyż może być w każdym czasie wycofana. Powinny również istnieć mechanizmy związane z usuwaniem tych danych. Prezes UODO dostrzega tu deficyt istniejących rozwiązań ustawowych w związku z zatrudnieniem.

Praktyka testowania pracowników często wynika z rzeczywistych potrzeb pracodawcy. Stanowisko PUODO należy widzieć przez pryzmat ochrony praw osób, których dane dotyczą, w tym przypadku – pracowników. W praktyce jednak Urząd nie odnotował skarg dotyczących badań psychologicznych pracowników.

Uczestników spotkania podzieliła kwestia zasadności przeprowadzania psychologicznych badań predyspozycji zawodowych pracowników. Jedni uważali je za dopuszczalne, podczas gdy inni nie byli tego zdania.

Obowiązujące przepisy a aktywizacja zawodowa osób z niepełnosprawnościami

Na ile pracodawcy są otwarci na zatrudnianie osób niepełnosprawnych i czy obecnie przepisy sprzyjają takim działaniom? Uczestnicy panelu mówili, że z jednej strony ok. 4 mln osób na rynku pracy ma orzeczenia o niepełnosprawności, z drugiej – przedsiębiorstwa zgłaszają niedobory kadrowe. Pracodawcy z większych przedsiębiorstw są coraz bardziej otwarci na zatrudnianie osób z niepełnosprawnościami. Jednak nośnikiem gospodarki i zatrudnienia są małe i średnie przedsiębiorstwa, przed którymi stoją wyzwania związane z zapewnieniem zgodności z RODO i dostosowaniem miejsc pracy do potrzeb osób z niepełnosprawnościami. Tu – jak wskazują pracodawcy – czynnikiem, utrudniającym wprowadzenie pozytywnych zmian jest skomplikowany charakter przepisów prawnych.

Jak uwrażliwić pracodawców i rekruterów

W kontekście odpowiedzialności społecznej pracodawców wiedza o niepełnosprawności pracownika jest bardzo ważna. Na problem osób z niepełnosprawnościami należy uwrażliwiać rekruterów, tak by mieli świadomość, na ile pracodawca będzie mógł ich dane dalej przetwarzać, np. pod kątem dostosowania do ich potrzeb stanowiska pracy. W trakcie rozmowy o pracę, jeżeli dana osoba ujawni swoją niepełnosprawność, rekruter powinien dokładnie spytać potencjalnego pracownika, z czym się ona wiąże. Wskazano, że dobrym punktem wyjścia obranym przez rekrutera jest pytanie o ewentualne potrzeby pracownika i oczekiwania związane ze stanowiskiem pracy. W takiej sytuacji od konkretnego przypadku zależą granice dopuszczalnego podzielenia się wiedzą o swojej chorobie ze strony pracownika.

Już w ogłoszeniu o pracę można pokazać, że pracodawca jest otwarty na osoby z niepełnosprawnościami. Celem powinno być stworzenie bezpiecznego środowiska, w którym pracownik będzie chciał powiedzieć o swojej niepełnosprawności.

Jeśli chodzi o zakres koniecznego ujawniania niepełnosprawności i innych problemów zdrowotnych, w zgodzie z RODO na poziomie rozmowy rekrutacyjnej przyszły pracownik nie musi informować o nich potencjalnego pracodawcy. Na etapie zatrudnienia, gdy osoba z niepełnosprawnością zostaje pracownikiem, według RODO powinna podać dane osobowe, które są konieczne ze względu na korzystanie przez nią ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy, a te mogą mieć związek z niepełnosprawnością.

W ogłoszeniach o pracę pracodawcy często informują, że preferowane są osoby z orzeczeniem o niepełnosprawności. Tymczasem w orzeczeniach tych nierzadko pojawiają się adnotacje, że osoby, których ono dotyczy, mogą podjąć się wyłącznie „pracy lekkiej”, co rodzi niejednokrotnie problemy interpretacyjne. Paneliści wskazali również na deficyty legislacyjne odnośnie do nazewnictwa orzeczeń o „całkowitej niezdolności do pracy” i „niezdolności do samodzielnej egzystencji”.

Protokół powypadkowy i dane w nim zawarte

Główny Inspektor Pracy, Marcin Stanecki zaprezentował uczestnikom seminarium zakres działań  Państwowej Inspekcji Pracy w zakresie wypadków przy pracy oraz podzielił się danymi obrazującymi  stan prewencji wypadkowej w Polsce w 2023 roku. Ilość stwierdzonych przez Państwową Inspekcję Pracy zaniechań po stronie pracodawców może wskazywać na niedostateczną wrażliwość społeczną w obszarze ustalania okoliczności i przyczyn wypadków oraz może mieć negatywny wpływ na systemowe działania prewencyjne.

Przypomniano, że w postępowaniu powypadkowym przetwarzane są zarówno dane poszkodowanego, osób uczestniczących w zdarzeniu wypadkowym, którzy go spowodowali lub się do niego przyczynili, jak również świadków. Co ważne, świadkami wypadku mogą być nie tylko pracownicy zakładu, w którym wypadek miał miejsce. Zwrócono w związku z tym uwagę na obowiązki związane z przetwarzaniem danych osobowych w ramach tego postępowania. Poruszano również kwestie innych dowodów, w tym nagrań z monitoringu.

Raportowanie wypadków przy pracy i danych osobowych z tym związanych ma służyć zapobieganiu podobnym zdarzeniom w przyszłości. Istnieją przy tym ograniczenia RODO odnoszące się do danych w protokołach powypadkowych, gdzie mamy do czynienia z praktycznymi ograniczeniami co do ilości podawanych w nich danych. Jednocześnie uwzględnienie w nich konkretnych okoliczności wypadków jest przy tym ważne, ze względu na ich funkcję prewencyjną.

Wrócił temat szkoleń – jak podkreślono, członkowie zespołów powypadkowych powinni być szkoleni w zakresie RODO. Protokoły powypadkowe zawierają bowiem duże ilości danych wrażliwych, których powinna dotyczyć zasada minimalizacji.

Zauważono, że zasada minimalizacji danych powinna odnosić się nie tylko do protokołu powypadkowego, ale i wszelkich danych zbieranych w kontekście wypadku przy pracy. Ponieważ przepisy prawne są tu przestarzałe – nie uwzględniają nagrań monitoringu – istnieje potrzeba ich modernizacji. Świadomość ochrony danych i ochrony dóbr osobistych wśród pracowników jest niska. Niska jest także wykrywalność wypadków przy pracy.

Choć zakres danych zbieranych w postępowaniu powypadkowym dotyczących poszkodowanego, świadka zdarzenia i osób, które tworzą zespół powypadkowy wynika z protokołu powypadkowego, to w praktyce jest on szerszy niż wynika z przepisów prawa. Jak wskazali eksperci, zakres danych, które powinny znaleźć się w protokole powypadkowym powinien być na gruncie RODO uszczegółowiony. Należałoby m.in. wskazać na możliwość gromadzenia danych z monitoringu wizyjnego i tego jak długo i w jakich warunkach można je przechowywać.

Dalsze ustalenia

Seminarium zorganizowano z inicjatywy członkini SZE przy PUODO r. pr. Dominiki Dörre-Kolasy, która bierze aktywny udział w pracach nad aktualizacją poradnika dla pracodawców, dotyczącego przetwarzania danych osobowych w zatrudnieniu. Wskazówki i przemyślenia zebrane w trakcie seminarium będą wykorzystane przy opracowywanym przez Urząd Ochrony Danych Osobowych, w konsultacji i współpracy ze Społecznym Zespołem Ekspertów przy Prezesie UODO, poradniku.

Patronat nad konferencją objęli Minister Zdrowia i Państwowa Inspekcja Pracy.